保存のありよう

ナレッジ情報共有より2008/02/29成果物と素材は分別管理しよう〜ステ６難民の避難場所はとりあえずはveohらしい

組織の中では最終成果物（できあがりのもの）と中間成果物やワークの資料（パーツやテンプレートを含む）は、もともとの保管場所を別々にしておいたほうが良い。これは会社全体で成果物を登録するライブラリを用意するのが一番だが、そうでなくともせめて各部署のファイルサーバの各プロジェクトに「最終成果物」というフォルダを用意して完全な報告書や最後に提出した提案書や合意に至った契約書といったものはそこに保管し、その前のバージョンや報告書の元となったパーツとは分けて保管しておくと、後からのアクセスを効率化し結果として文書やノウハウの再利用性が高まる。

　なぜアクセス効率が上がるかというと組織内の文書の場合はたいていある雛形の文書がまずあってそれを更新＆改変するやり方で文書が進化していく。すなわちあるタイトルを持つ文書やキーワードでヒットする文書は、最終的には同じ成果物になった途中の残骸が多数含まれることになる。
　エクスプローラーで探すにしても検索エンジンで探すにしても、欲しい情報かどうかの判別作業とその文書が最終版（最新版）かという判断を同時に行うのは面倒で冗長な作業になる。目的の文書（情報）を探索する場合、まずは一番役立ちそうな文書を特定してその後その文書の最終版（最新版）あるいはその文書を作る元になったパーツや材料を探したほうがより効率的だ。